Messedienstleister finden – wen brauche ich wofür

Eine erfolgreiche Messepräsenz erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung durch Sie und Ihr Team. Im ersten Teil unserer Mini-Serie Wie plane ich einen erfolgreichen Messeauftritt haben wir besprochen, wie Sie Ihren Messeauftritt planen können, um möglichst erfolgreich zu sein. Dort finden Sie Messestand Ideen und Anregungen zur Konzeption. In diesem zweiten Teil werden wir uns damit befassen, wie Sie den richtigen Messedienstleister finden können, um Ihre Messeaktivitäten zu unterstützen.

Messedienstleister können eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Durchführung Ihres Messeauftritts spielen. Sie bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen an, wie zum Beispiel Standdesign, Catering, Event-Service, Technik und AV-Unterstützung, Transport und Logistik. Aber welche Art von Messedienstleister brauchen Sie und wie finden Sie den richtigen Partner?

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Arten von Messebau Firmen vorstellen und erläutern, welche Vorteile sie bieten. Außerdem werden wir Ihnen Tipps geben, wie Sie den besten Messedienstleister finden können – für Ihre Bedürfnisse. Indem Sie einen erfahrenen und kompetenten Messedienstleister engagieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Messeauftritt ein Erfolg wird und Sie Ihre Ziele erreichen.

Was sind Messedienstleister?

Es gibt verschiedene Arten von Messedienstleistern, die Ihnen bei der Organisation und Umsetzung Ihres Messeauftritts helfen können. Hier sind einige der wichtigsten:

Standbauunternehmen:

Diese Unternehmen sind auf die Messestand Gestaltung und den Bau von Messeständen spezialisiert und können Ihnen dabei helfen, einen ansprechenden und funktionalen Stand zu bauen. Sie helfen oft auch bei Planung und Umsetzung von Konzepten, der Auswahl von Materialien und dem Entwurf von Grafiken und Branding-Elementen. Achten Sie bei der Auswahl des Unternehmens darauf, dass es individuell auf Ihre Ansprüche eingehen kann und Ihnen kein vorgefertigtes Konzept präsentiert.

Catering- und Event-Service:

Ihre Kunden und Geschäftspartner zumindest rudimentär zu bewirten (mit kalten und heißen Getränken beispielsweise), gehört für ein professionelles Unternehmen zum guten Ton und lockt potenzielle Kunden an Ihren Stand. Ein Catering- und Event-Service hilft Ihnen dabei, wenn die Bewirtung etwas anspruchsvoller wird oder wenn Sie diesen Teil des Messeauftritts komplett auslagern möchten. Diese Messedienstleister sorgen auf Wunsch auch für die Gestaltung und Durchführung von Events und Feiern während der Messe. Eine gute Qualität und Vielfalt der angebotenen Speisen sollten jedoch vorab unbedingt von Ihnen persönlich überprüft werden.

Technische Dienstleister:

Technische Dienstleister bieten technische Unterstützung für Ihren Messestand, wie zum Beispiel Beleuchtungssysteme, IT-Service, Stromversorgung und die Bereitstellung von audiovisuellen Geräten wie Displays, Lautsprechern und Projektoren. Moderne Technik und audiovisuelle Ausstattung sind heutzutage unverzichtbar auf Messen.

Transport- und Logistikunternehmen:

Messebau Firmen in diesem Bereich helfen Ihnen bei der Organisation und Durchführung des Transports von Materialien und Produkten zur und von der Messe. Sie sorgen auch für die Lagerung und Sicherheit Ihrer Materialien während der Messe.

Promotion- und Marketingagenturen:

Diese Unternehmen können Ihnen bei der Erstellung von Werbematerialien und Marketingkampagnen für Ihren Messeauftritt helfen. Sie können auch für die Planung und Durchführung von Aktivitäten und Events während der Messe sorgen, um Ihre Marke zu fördern.

Personal und Betreuung:

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Messedienstleistungen ist die Bereitstellung von Personal und Betreuung. Messedienstleister können hierbei Hostessen, Dolmetscher, Standbetreuer und weitere Mitarbeiter bereitstellen, um eine optimale Betreuung der Messebesucher zu gewährleisten.

Alle Unternehmen und ihre Messeauftritte sind individuell. Deshalb kann es sein, dass Sie nicht alle oben aufgeführten Messedienstleister für Ihre Zwecke benötigen. Doch wie bekommen Sie nun Kontakt zu den betreffenden Firmen? Im nächsten Kapitel werden wir Ihnen Tipps geben, wie Sie den besten Messedienstleister finden und ihn schon vorab bestmöglich für Ihre Bedürfnisse auswählen können.

Wie finde ich den richtigen Messedienstleister?

1.Kriterien bei der Auswahl eines Messedienstleisters

Die Suche und Auswahl des richtigen Messedienstleisters ist eine schwierige Aufgabe. Eine Vielzahl von Anbietern bietet ihre Dienste an. Wie sollen Sie sich da entscheiden? Hier sind einige Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

• Erfahrung und Referenzen:

  Eine wichtige Frage, um einen Messedienstleister zu finden, ist die nach seinen Erfahrungen und Referenzen. Sie sollten sich im Vorfeld über die Erfahrungen anderer Kunden informieren und sich Referenzen vorlegen lassen. Fragen Sie nach Kunden, mit denen der Dienstleister bereits zusammengearbeitet hat. Eine lange Erfahrung und positive Kundenbewertungen können ein Indiz für die Qualität des Messedienstleisters sein.

• Kompetenzen und Dienstleistungen:

  Achten Sie darauf, dass der Messedienstleister die Dienstleistungen abdeckt, die Sie benötigen, z.B. die Konzeption und Gestaltung des Messestands, den Transport und Aufbau, die Betreuung während der Messe oder die Auswertung der Ergebnisse. Überprüfen Sie auch, ob der Dienstleister über das notwendige Know-how verfügt, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Versuchen Sie nicht die „eierlegende Wollmilchsau“ zu finden. Jeder Messedienstleister hat sein Fachgebiet, keiner kann „alles“ gleich gut.

• Kosten und Budget:

  Verschaffen Sie sich einen Überblick über die möglichen Kosten Ihres Messeauftritts und legen Sie dann ein realistisches Budget fest. So können Sie bei der Auswahl des Messedienstleisters besser kalkulieren. Auch bei der von Ihnen ausgewählten Firma sollten die Kosten so transparent und nachvollziehbar wie möglich sein. Achten Sie jedoch nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Qualität der Leistungen – ein vermeintliches Schnäppchen rächt sich eventuell während der Messe. Es gilt der Grundsatz: Einen Messedienstleister finden, der in Ihrem Budgetrahmen arbeitet und trotzdem hohe Qualität liefert.

• Flexibilität und Kundenorientierung:

  Eine gute Messebau Firma sollte flexibel auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen können. Achten Sie darauf, dass der Messedienstleister kundenorientiert arbeitet und auf Ihre individuellen Wünsche eingeht. Eine schnelle Reaktionszeit und eine offene Kommunikation sind hierbei wichtig. Kommuniziert Ihr Ansprechpartner transparent und gibt regelmäßiges Feedback? Sehr gut, denn so können von Anfang an Missverständnisse und Fehler vermieden werden.

• Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit:

  Sie sollten bei der Wahl des Messedienstleisters diesen Punkt nicht vernachlässigen. Ein Messedienstleister, der beispielsweise umweltfreundliche Materialien verwendet oder nachhaltige Logistiklösungen anbietet, kann außerdem ein Pluspunkt in den Augen Ihrer Kunden sein.

Das waren die wichtigsten Auswahlkriterien für Messedienstleister. Nun stellt sich die Frage, wie Sie konkret an die richtigen Unternehmen kommen. Das folgende Kapitel zeigt einige Möglichkeiten, wie das konkret gelingen kann.

2. Tipps zur Suche und Auswahl von Messedienstleistern

• Empfehlungen von Kollegen und Geschäftspartnern

Pures Gold wert sind die Empfehlungen und Erfahrungen von Kollegen und Geschäftspartnern. Diese Insider-Informationen sind zwar auch subjektiv, sie sind aber auch aus der Praxis heraus entstanden. Je ähnlicher Ihnen das befragte Unternehmen ist, desto mehr können Sie für Ihr Vorhaben daraus ableiten. Diese wertvollen Tipps und Kontakte sollten Sie auf jeden Fall in Anspruch nehmen. Und Sie können nach Ihrem Messeauftritt auch für andere eine große Hilfe sein – Networking at it’s best!

• Recherche im Internet

Vermutlich am naheliegendsten ist die Suche nach Messedienstleistern im Internet. Verschiedene Plattformen listen Unternehmen auf, die ihre Dienstleistungen präsentieren und bewerben. Dabei sollte man jedoch darauf achten, dass die Anbieter seriös und zuverlässig sind. Nutzen Sie Suchmaschinen und Messe-Portale, um Anbieter zu finden. Hier finden Sie oft auch Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Kunden.

• Messebesuche

Besuchen Sie Messen, auf denen Sie potenzielle Messedienstleister antreffen könnten. Hier können Sie sich vor Ort ein Bild von den verschiedenen Unternehmen machen und sich direkt informieren. Auch eine gezielte Ansprache von Ausstellern ist hierbei hilfreich.

• Branchenverzeichnisse und Fachmagazine

Branchenverzeichnisse und Fachmagazine sind eine weitere Quelle für potenzielle Messedienstleister. Hier sind Unternehmen aus der Branche aufgelistet und präsentieren sich mit ihren Dienstleistungen. Auch Anzeigen in Fachmagazinen können Hinweise auf mögliche Anbieter geben.

• Vermittlung durch Messeveranstalter

Manchmal bieten Messeveranstalter auch Vermittlungsdienste für Messedienstleister an. Hier können Sie sich gezielt nach Unternehmen erkundigen und von den Erfahrungen und Kontakten der Messeveranstalter profitieren.

Fazit

Auch bei einem begrenzten Budget ist es für eine erfolgreiche Messepräsenz entscheidend, den richtigen Messedienstleister zu finden. Empfehlungen von Kollegen, die Recherche im Internet, Messebesuche und Branchenverzeichnisse können helfen, den passenden Partner aus dem riesigen Angebot herauszufiltern. Wichtig für eine erfolgreiche Messe ist die gezielte Suche, die sorgfältige Auswahl und ein gutes Gefühl in der Zusammenarbeit mit dem Messedienstleister.